Körpersprache (2): Sprechtempo am Telefon

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Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, können Sie die Atmosphäre in einem Gespräch wesentlich mitbestimmen. Durch Entschleunigungen, wie Pausen an den richtigen Stellen, führen Sie im Gespräch zu mehr Konzentration.

Stellen Sie sich zunächst Folgendes vor: Sie erhalten einen Anruf. Wie wünschen Sie sich, dass der Anrufer mit Ihnen spricht? Sicher wollen Sie keine hektischen Hintergrundgeräusche hören. Oder die Ohhringe des Anrufenden immer an der Muschel klacken hören. Am liebsten möchten Sie wohl auch verstehen, wie die Person heißt. Vielleicht wünschen Sie sich sogar eine kleine Pause, wenn sie ihren Namen genannt hat, damit Sie ihn sich notieren können?

Von Ihren eigenen Wünschen können Sie darauf schließen, wie Sie selbst Ihre Kunden anrufen sollten. Stellen Sie mit Ihrer Stimme und mit Ihrem Sprechtempo eine Atmosphäre her, die dem Gesprächspartner angenehm ist. Er soll gerne  mit ihnen reden, denn letztlich soll er sich auf Ihre Ideen einlassen. Deshalb entschleunigen Sie die Situation, damit Ruhe entsteht. Die wichtigste erste kleine Pause machen Sie, nachdem Sie Ihren Namen  genannt haben. Das erinnert Sie selbst daran, dass Sie hier ein hörerorientiertes Sprechtempo einhalten. Machen Sie kleine Pausen, mit denen Sie inhaltlich strukturieren.

Entschleunigen Sie auch die Phase des Gesprächs, in der Sie Informationen erhalten. Fragen Sie nach, wo Ihnen etwas unklar ist. Bitten Sie darum, dass etwas widerholt wird, wenn Sie fürchten, Ihnen sei eine wesentliche Information entgangen.

Aber bedenken Sie auch, dass Pausen am Telefon auch eine unangenehme Wirkung haben können. Zum Beispiel brauchen wir Hörersignale, weil wir den anderen nicht sehen. Wir können nicht durch Hingucken kontrollieren, ob er noch zuhört und ob das, was wir sagen, für ihn noch relevant ist. Wenn er aber  ab und zu ein “hmhm” oder ein “ja” hören lässt, beruhigt uns das, weil wir wissen, er ist noch dabei. Das gilt umgekehrt auch für uns selbst. Hörersignale zeigen dem anderen, dass wir ihm zuhören und noch interessiert bei der Sache sind.

Hörersignale werden zwangsläufig rarer, wenn Sie mitschreiben. Sie kommen dann gar nicht oder verzögert. Für Zuhörer klingt das merkwürdig und schafft Irritation. Sagen Sie deshalb dem anderen, dass Sie mitschreiben, damit er im Bilde ist. Das veranlasst ihn außerdem oft dazu, für Sie sein Sprechtempo zu entschleunigen.

Sollten Sie jetzt befürchten, dass Sie durch Langsamkeit den anderen aufhalten, planen Sie direkt am Anfang die Frage ein, ob ihm das Telefonat zeitlich zu diesem Zeitpunkt passt. (Das ist im Übrigen eine Frage, die immer am Anfang gestellt werden sollte, damit beide sich in Ruhe auf das Gespräch einlassen können.) Bereiten Sie das, was Sie sagen wollen, durch gezielte Formulierungen vor. Dann transportieren sie Klarheit und sparen damit viel Zeit.

 

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